Privacyverklaring

Wie zijn wij?

HKH, Plantijnlaan 2 - 2220 Heist od Berg is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens opgesomd in deze privacyverklaring.

HKH heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld (afgekort DPO) die HKH adviseert over de verwerking van persoonsgegevens.

Waarom hebben wij een privacyverklaring?

Door de aard van onze organisatie moeten we veel persoonsgegevens verwerken. Onder persoonsgegevens verstaan we alle gegevens over uzelf. Dit betekent dat de gegevens ofwel direct over u gaan, ofwel naar u te herleiden zijn.

We willen ervoor zorgen dat uw gegevens beschermd zijn en we ze alleen gebruiken waar nodig. Daarom respecteren wij de hoogste privacynormen, inclusief de privacywet General Data Protection Regulation (GDPR) of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 geldt. 

Hoe kan u ons bereiken?

Voor vragen, opmerkingen of andere acties over onze privacyverklaring kan u de hoofdzetel van HKH contacteren via: 

  • Telefoon: 015/24 71 86
  • E-mail: info@hkh.vlaanderen
  • Adres: Plantijnlaan 2 - 2220 Heist od Berg
  • Website: www.huisvestingheistputte.be

Toepassingsgebied van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedere gebruiker van de website (link naar website) en al haar sub-sites (hierna spreken we over 'website') aangeboden door (naam organisatie). (Naam organisatie) is eigenaar en beheerder van de website.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens over u die we verwerken via onze website.

Welke informatie verzamelen we?

We verzamelen via de website:

  • identificatiegegevens (naam en voornaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit)
  • Adres- en contactgegevens
  • Gegevens over uw gebruik van onze website (aan de hand van cookies). Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website, kunt u terugvinden in ons cookiebeleid 

Via welke bronnen verzamelen we uw informatie?

  • Via onze website: wanneer u ons informatie bezorgt via onze website, via de volgende formulieren:
    (. Inschrijvingsformulier kandidaat-huurder, formulier om gebreken aan de woning te melden, algemeen contactformulier voor vragen/ om een afspraak te maken, …)
  • Via cookies: Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website, kunt u terugvinden in ons cookiebeleid (=> link toevoegen)

De geldige rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens

HKH mag enkel persoonsgegevens verwerken als hiervoor een geldige rechtsgrond voorhanden is. De GDPR voorziet in 6 mogelijke gronden (art. 6 GDPR).  Afhankelijk van het doeleinde van het formulier dat u invult op de website, verwerken wij uw persoonsgegevens ter uitvoering van wettelijke verplichtingen, ter uitvoering van een overeenkomst die u met ons afsloot of op basis van uw toestemming.

Zo gebeurt de verwerking van de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt door het contactformulier op onze website in te vullen, op basis van uw toestemming. Meer informatie over de rechtsgronden per verwerkingsdoeleinde kunt u terugvinden in de specifieke privacyverklaringen, opgesteld per dienstverlening van HKH.

Om uw gegevens te verwerken via niet-noodzakelijke cookies vragen wij steeds uw toestemming. 

Waarvoor gebruiken we uw persoonlijke gegevens?

We behandelen uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

  • Om contact met u te kunnen opnemen:
    • Het formulier 'Contacteer Ons' – om een afspraak te maken en uw vragen te beantwoorden
  • Om uw inschrijving op te starten en/ of in orde te brengen:
    • Het formulier (naam inschrijvingsformulier kandidaat-huurders);
    • Het formulier (naam inschrijvingsformulier voor inschrijving op wachtlijst voor kandidaat-kopers)
  • Voor uw plaats op de wachtlijst van kandidaat-huurders:
    • Door aan te melden op 'ik wil huren', kunt u uw plaats op onze wachtlijst voor kandidaat-huurders te weten komen.
  • Voor de uitvoering van een overeenkomst die u heeft afgesloten met HKH:
    • Het formulier (naam formulier om gebreken aan de woning te melden)

 

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

HKH neemt de nodige maatregelen zodat uw persoonsgegevens veilig bewaard blijven en niet langer bijgehouden worden dan nodig om de vermelde doeleinden te realiseren. Zo zullen bepaalde persoonsgegevens die verzameld worden op onze website enkel worden bijgehouden voor zover het noodzakelijk is om contact met u op te nemen/uw vraag te beantwoorden. Voor bepaalde gegevens worden de bewaartermijnen echter bij wet bepaald en dus moeten we deze gegevens bijhouden zolang de wettelijke bepaling voorschrijft.

Wilt u dat wij uw persoonsgegevens niet langer bijhouden of wilt u meer informatie over de bewaartermijnen die we volgen, dan contacteert u HKH via info@hkh.vlaanderen of Plantijnlaan 2 - 2220 Heist od Berg.

Met wie delen we uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden enkel doorgegeven om de overeenkomst die u heeft met ons uit te voeren, bij wettelijke verplichting of met uw toestemming. HKH let erop dat er bij het uitwisselen van persoonsgegevens niet meer gegevens doorgegeven worden dan noodzakelijk voor het realiseren van welbepaalde doeleinden. Meer informatie over de partijen met wie HKH uw persoonsgegevens deelt, kunt u terugvinden in de specifieke privacyverklaringen, opgesteld per dienstverlening van HKH.

Wanneer HKH uw persoonsgegevens elektronisch uitwisselt met een andere Vlaamse instantie of met een externe overheid, wordt er een protocol  tussen deze partijen afgesloten. Een overzicht van de afgesloten protocollen, vindt u op de website van de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen.

Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens ook gedeeld worden met partijen (zogenaamde verwerkers) aan wie HKH bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. Er wordt met deze verwerkers altijd een verwerkersovereenkomst afgesloten, om ervoor te zorgen dat de verwerker dezelfde waarborgen biedt voor gegevensbescherming als HKH. HKH zorgt ervoor dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt in overeenstemming met het vooraf bepaalde doeleinde.

Wat zijn uw rechten?

De GDPR voorziet voor u een aantal rechten die u, binnen bepaalde voorwaarden, kan inroepen. Hieronder vindt u een opsomming met een korte toelichting. Zoals al aangegeven kan u deze rechten inroepen via:

  • E-mail: info@hkh.vlaanderen
  • Adres: Plantijnlaan 2 - 2220 Heist od Berg

Recht van inzage

Wij moeten u informeren over wat er met uw gegevens gebeurt en we moeten uw rechten beschrijven. Ook moeten we u een kopie van uw persoonlijke gegevens bezorgen als u ons dit vraagt. Een kopie kan u vragen via telefoon, e-mail of met een brief. Opgelet: alleen een eerste kopie is gratis. 

Bij uw aanvraag voor inzage moeten wij uw identiteit verifiëren. Daarom vragen wij u op dat ogenblik een bewijs van uw identiteit. Twijfelen wij over uw identiteit, dan zullen wij u pas de documenten sturen nadat wij uw identiteit kunnen bevestigen. We zullen u de documenten via e-mail sturen als u hiermee akkoord bent. Bent u niet akkoord, dan sturen wij u de documenten met de post toe. 

Bepaalde documenten kunnen persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als u. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen u altijd informeren als we niet binnen een maand uw aanvraag kunnen beantwoorden.

Recht op verbetering

Als we onjuiste of onvolledige gegevens hebben, zullen we dit op uwvraag aanpassen. Denken we zelf dat uw gegevens niet langer up-to-date zijn, dan kunnen we u contacteren om dit te verifiëren. Mogelijk moet u hiervoor naar ons kantoor komen om uw identiteitskaart te laten lezen.

Recht om te worden vergeten

U heeft het recht om uw gegevens te laten wissen. Wanneer u aan een van de onderstaande criteria voldoet, zullen we uw gegevens verwijderen. Uwe-mailadres en/ of telefoonnummer en/ of adres en/ of naam bewaren we op een zwarte lijst zodat ons systeem herkent dat u niet langer gecontacteerd wil worden.

Wanneer kunnen wij uw gegevens verwijderen?

  • We verwerken uw gegevens niet meer voor het oorspronkelijke doel of hebben deze niet langer nodig.
  • U trekt uw toestemming voor verwerking in; deze verwerking was uitsluitend op uw  toestemming gebaseerd.
  • U hebt uw recht op bezwaar ingeroepen (zie titel recht op bezwaar hier verder).
  • Uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
  • Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen.
  • Uw gegevens zijn verzameld voor het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.

De kans bestaat dat we uwgegevens om een specifieke reden niet mogen verwijderen. We informeren u hierover. 
Deze redenen zijn:

  • een wettelijke verplichting of voor het algemeen belang
  • voor archivering, onderzoek of statistieken volgens artikel 89 van de AVG
  • voor juridische claims 
  • voor de volksgezondheid
  • het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie primeert 

Recht op beperking van verwerking

U kunt altijd de verwerking van uw gegevens beperken. We zullen de verwerking stopzetten in de volgende situaties:

  • We hebben onjuiste gegevens. We verwerken uw gegevens opnieuw nadat we uw gegevens controleerden en eventueel corrigeerden.  
  • Onze verwerking wordt als onwettig beschouwd en u wilt deze verwerking beperken. 
  • We hebben uw gegevens niet langer nodig, maar houden ze bij voor uw juridische claims. Heeft u ze niet meer nodig voor de juridische claims, dan verwijderen we uw gegevens. 
  • U maakt bezwaar tegen verwerking (zie titel recht op bezwaar hier verder). We stoppen hiermee totdat de vraag opgelost is. 

Is de beperking van verwerking niet langer relevant, dan informeren wij u waarom we de beperking stoppen. Om opnieuw uw persoonlijke gegevens te verwerken, controleren we de juistheid ervan of de juridische gronden voor de verwerking ervan. 

Recht op kennisgeving

Als u zich beroept op de bovengenoemde rechten (met uitzondering van het recht op inzage), dan informeren wij ook elke ontvanger van deze persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld andere organisaties) hierover. We doen dit niet als dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vraagt. Wij informeren u ook over deze ontvangers als u dit vraagt.

Recht op data-portabiliteit

Wij verzenden u of een andere controller (als dit technisch mogelijk is) alle gegevens in een leesbaar formaat als udit vraagt. 
Dit gaat over gegevens: 

  • die u ons bezorgde 
  • die we verwerken op basis van uw toestemming of op basis van contractuele voorwaarden 
  • die we verwerken via geautomatiseerde middelen 

Recht op bezwaar

U kunt bezwaar aantekenen als we gegevens verwerken voor een gerechtvaardigd belang of voor een taak van algemeen belang. We zullen uw bezwaar onderzoeken en u informeren over de resultaten. We kunnen uw persoonlijke gegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking. 

Heeft u bezwaar tegen direct marketing, dan sturen wij u geen direct marketing meer vanaf het ogenblik dat we uw vraag ontvangen.

Kunt u uw toestemming intrekken?

Ja, u kunt op elk moment uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens intrekken. 

Maar, wij blijven uwgegevens wel verwerken als er hiervoor een wettelijke of contractuele reden is. Ook mag u uw toestemming niet intrekken om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als u uw toestemming intrekt, werkt deze alleen voor de toekomst. Eerdere verwerking is legaal. 

U kunt toestemming intrekken door ons te contacteren via:

  • E-mail: info@hkh.vlaanderen
  • Adres: Plantijnlaan 2 - 2220 Heist od Berg

Hoe kunt u een klacht indienen?

Wij proberen uw vraag optimaal te behandelen. Lukt dit niet, dan kunt altijd een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie.

Wijzigingen in ons beleid

Deze privacyverklaring vervangt alle voorgaande versies en geldt vanaf 01/03/2021. We hebben het recht om deze verklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Wij informeren u over elke wijziging die een impact heeft op uw situatie (niet over kleine wijzigingen).